Transaction Processing System (TPS)

Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing System disingkat TPS) adalah sistem yang menjadi pintu utama dalam pengumpulan dan pengolahan data pada suatu organisasi. Sistem yang ber-interaksi langsung dengan sumber data (misalnya pelanggan) adalah sistem pengolahan transaksi, dimana data transaksi sehari-hari yang mendukung operasional organisasi dilakukan. Tugas utama TPS adalah mengumpulkan dan mempersiapkan data untuk keperluan sistem informasi yang lain dalam organisasi,misalnya untuk kebutuhan sistem informasi manajemen, atau kebutuhan sistem informasi eksekutif. Teknik pengolahan data yang biasa diperoleh ada empat macam, yaitu: Batch processing : data yang diperoleh dari sumber data biasanya dikumpulkan atau ditumpuk, lalu diproses pada waktu-waktu tertentu, misalnya data dikumpulkan antara jam 8:00 sampai dengan jam 12:00, kemudian diproses mulai jam 14 Online processing : data yang diperoleh dari sumber data langsung diproses pada saat diterima, yang mungkin terjadi adalah antrian data untuk menunggu giliran, misalnya pemrosesan yang dilakukan pada saat melakukan transaksi online di depan teller bank.* Real-time processing : pemrosesan data tidak boleh ditunda karena waktu sangat kritis,penundaan pengolahan dapat mengakibatkan sesuatu yang fatal. Misalnya pengolahan data hasil pemantauan aktivitas gunung berapi.* Inline processing : biasa juga disebut sebagai hybrid-processing, yaitu kombinasi antarabatch-processing dan online-processing. Misalnya pengolahan transaksi di supermarket, dimana transaksi penjualan melalui POS (point of sale) langsung dilakukan (online),tetapi pengolahan lebih lanjut tentang persediaan barang dilakukan setiap jam 10:00 malam.

1. Komponen-komponen Sistem Pemrosesan Transaksi

A. Dokumen Sumber

Kebanyakan transaksi dicatat pada dokumen sumber, selain menyediakancatatan-catatan tertulis dokumen sumber berfungsi :

a. Memicu meng-otorisasi operasi fisik Sebagai contoh surat pesanan penjualan meng-otorisasi pengiriman barang dangangguan kepada pelanggan.

b. Memantau arusfisik Misalnya surat pesanan penjualan digunakan untuk memperlihatkan pergerakanbarang pesanan dari gudang ke tempat pengiriman.

c. Mencerminkanakuntabilitas atas tindakan yang diambilMisalnya tagihan dari pemasok diparaf untuk memperlihatkan bahwa tagihanini sudah diperiksa kebenarannya.

d. Menjaga kemutakhiran dan kelengkapan basis dataSebagai contoh kopi faktur penjualan digunakan untuk memutakhirkan saldodalam catatan sediaan. Catatan pelanggan dan kemudian diarsipkan untuk kepentingan riwayat penjualan.

e. Menyediakan data yang dibutuhkan untuk keluaranMisalnya data dalam surat pesanan penjualan digunakan untuk menyiapkanfaktur penjualan dan ikhtiar penjualan.

 B. Jurnal dan Register 

Jurnal dan register merupakan catatan akunting yang memuat data dalamurutan kronologis. Jurnal merupakan catatan akunting formal awal dalam sistemmanual. Mengikhtiarkan data transaksi dalam satu keuangan. Register berfungsisebagai pengganti jurnal atau catatan kronologis atau buku harian untuk data atauperistiwa yang tidak bersifat keuangan.

C. Buku Besar dan Arsip

Buku besar (ledger) mengikhtiarkan status perkiraan dalam satuankeuangan. Nilai transaksi yang muncul dalam jurnal dipindahkan atau diposkan kepos perkiraan yang sesuai. Melalui proses posting ini status setiap perkiraan yangterpengaruh dimutakhirkan dengan menaikkan atau menurunkan saldo perkiraansebesar nilai transaksi. Jadi, jika jurnal menekankan pada kegiatan transaksi, bukubesar menekankan pada status perkiraan.

D. Laporan dan Dokumen

Berbagai laporan umumnya dihasilkan dari pemrosesan transaksi. Salah satujenis keluaran laporan dikenal sebagai laporan keuangan. Sejumlah besar dokumenoperasional juga dihasilkan oleh sistem pemrosesan transaksi. Beberapa daridokumen ini dihasilkan untuk memicu tindakan. Dokumen lain dihasilkan untuk mencatat tindakan-tindakan yang telah diselesaikan. Dokumen operasional tertentuyang disiapkan oleh sistem pemrosesan transaksi perusahaan menjadi masukandokumen sumber untuk pemrosesan lebih lanjut.

E. Bagian Perkiraan dan Kode Lainnya

Transaksi akunting harus diklasifikasikan dan dikodekan sebelum diposkanke dalam buku besar. Bagan perkiraan merupakan daftar berkode dari perkiraan-perkiraan yang termuat dalam buku besar umum perusahaan. Pada dasarnya, inimerupakan struktur data keuangan perusahaan. Bagan perkiraan ini bukan sajamemungkinkan pengklasifikasian dan pengkodean data transaksi melainkan jugamenyediakan elemen-elemen data rinci untuk menyusun dan menyajikan informasidalam laporan keuangan.

F. Rangkaian Audit

Rangkaian audit adalah seperangkat mata rantai yang dibentuk oleh elemen-elemen pemrosesan transaksi pokok. Rangkaian audit merupakan alat untuk melakukan penelusuran dari dokumen-dokumen sumber melalui jurnal dan buku
besar sampai ke total ikhtisar dalam laporan keuangan atau keluaran keuanganlainnya, dan sebaliknya. Disamping membantu audit sistem pemrosesan transaksi.Rangkaian audit memungkinkan :

(1) Koreksi kesalahan yang terdeteksi

(2) Menjawab pertanyaan

(3) Rekonstruksi arsip

G. Tindakan Pengendalian dan Pengamanan

Pemrosesan transaksi yang baik menuntut adanya berbagai tindakanpengendalian dan pengamanan. Contoh pengendalian yang telah dijelaskan meliputibagan perkiraan, perkiraan pengendali, rangkaian audit, dan metode pemrosesansekali tulis. Pengendalian seperti itu harus didukung dengan dokumentasi yangmemadai, meliputi :

(1) manual prosedur

(2) uraian tanggung jawab yangdibebankan kepada mereka yang terlibat dalam pemrosesan transaksi.

Ada empat tugas pokok dari sistem pengolahan transaksi, yaitu:

1.Pengumpulan Data : setiap organisasi yang ber-interaksi langsung dengan lingkungannya alam penyediaan jasa dan produk, pasti memerlukan sistem yangmengumpulkan data transaksi yang bersumber dari lingkungan.

2.Manipulasi Data : data transaksi yang dikumpulkan biasanya diolah lebih dahulu

sebelum disajikan sebagai informasi untuk keperluan bagian-bagian dalam organisasi atau menjadi bahan masukan sistem informasi yang lebih tinggi.

Beberapa tugas manipulasi data adalah sebagai berikut:

1. Klassifikasi : 

 data dikelompokkan menurut kategori tertentu, misalnya menurutjenis kelamin,

 menurut agama, menurut golongan, dsb.

 2. Sortir :           

 data diurutkan menurut urutan tertentu agar lebih mudah dalam pencariandata,

 misalnya di-sortir menurut abjad nama, atau menurut nomer induk, dsb.

3. Perhitungan :

melakukan operasi aritmetika terhadap elemen data tertentu,misalnya menjumlahkan penerimaan dan pengeluaran setiap hari, atau menghitung jumlahhutang pelanggan, dsb.

 

Keuntungan dan Kerugian Sistem Pemrosesan Transaksi (TPS) • Keuntungan Keuntungan, biasanya adalah proses transaksi sangat cepat, biasanya hanya membutuhkan beberapa detik, namun jika ada banyak file dalam antrian, waktu untuk memproses data yang diambil mungkin memakan waktu yang lama. Keuntungan lain adalah bahwa hal itu membuat proses pemesanan adil dengan pemrosesan file dalam urutan antrian. Lalu pada Online Transaction Processing ada dua kunci manfaat: kesederhanaan dan efisiensi. Mengurangi bekas kertas dan lebih cepat, lebih akurat untuk prakiraan penerimaan dan pengeluaran adalah dua contoh bagaimana OLTP membuat semuanya menjadi lebih mudah bagi perusahaan. OLTP juga menyediakan landasan konkrit untuk organisasi yang stabil karena selalu diupdate tepat waktu. Faktor Kesederhanaan lain adalah yang memungkinkan konsumen memilih bagaimana mereka ingin membayar, membuatnya menjadi jauh lebih menarik untuk melakukan transaksi. OLTP terbukti efisien karena sangat meluaskan dasar konsumen untuk sebuah organisasi, setiap proses yang lebih cepat, dan tersedia 24 jam. • Kerugian Kerugiannya yaitu adnya kemungkinan double booking. Juga, TPS harus memakai file akses langsung, media serial akses seperti magnetic tape tidak bisa digunakan. Dalam OLTP, alat ini memang alat yang tepat untuk organisasi apapun, namun dalam pemakaian OLTP, ada beberapa hal yang harus dikhawatirkan, Masalah keamanan dan biaya ekonomis. Kemampuan worldwide yang system ini berikan pada perusahaan membuat database mereka lebih mudah diserang pangacau ataupun para hackers. Untuk transaksi B2B, perusahaan harus offline untuk menyelesaikan tahap-tahap dari proses individual, menyebabkan pembeli dan penyedia kehilangan manfaat efisiensi yang disediakan system. Sesederhananya OLTP, gangguan kecil dalam system memilki kemampuan untuk menyebabkan masalah yang lebih besar, sehingga menyebabkan kehilangan waktu dan uang. Biaya ekonomis lainnya adalah kemungkinan kegagalan server. Hal ini dapat menyebabkan penundaan atau bahkan penghapusan sejumlah data.

Mine coins - make money: http://bit.ly/money_crypto

2. Kelebihan dan Kelemahan Sistem Pemrosesan Transaksi (TPS):

Kelebihan, biasanya adalah proses transaksi sangat cepat, biasanya hanya membutuhkan beberapa detik, namun jika ada banyak file dalam antrian, waktu untuk memproses data yang diambil mungkin memakan waktu yang lama. Keuntungan lain adalah bahwa hal itu membuat proses pemesanan adil dengan pemrosesan file dalam urutan antrian. Lalu pada Online Transaction Processing ada dua kunci manfaat: kesederhanaan dan efisiensi. Mengurangi bekas kertas dan lebih cepat, lebih akurat untuk prakiraan penerimaan dan pengeluaran adalah dua contoh bagaimana OLTP membuat semuanya menjadi lebih mudah bagi perusahaan. OLTP juga menyediakan landasan konkrit untuk organisasi yang stabil karena selalu diupdate tepat waktu. Faktor Kesederhanaan lain adalah yang memungkinkan konsumen memilih bagaimana mereka ingin membayar, membuatnya menjadi jauh lebih menarik untuk melakukan transaksi. OLTP terbukti efisien karena sangat meluaskan dasar konsumen untuk sebuah organisasi, setiap proses yang lebih cepat, dan tersedia 24 jam. 

Kelemahannya yaitu adanya kemungkinan double booking. Juga, TPS harus memakai file akses langsung, media serial akses seperti magnetic tape tidak bisa digunakan. Dalam OLTP, alat ini memang alat yang tepat untuk organisasi apapun, namun dalam pemakaian OLTP, ada beberapa hal yang harus dikhawatirkan, Masalah keamanan dan biaya ekonomis. Kemampuan worldwide yang system ini berikan pada perusahaan membuat database mereka lebih mudah diserang pangacau ataupun para hackers. Untuk transaksi B2B, perusahaan harus offline untuk menyelesaikan tahap-tahap dari proses individual, menyebabkan pembeli dan penyedia kehilangan manfaat efisiensi yang disediakan system. Sesederhananya OLTP, gangguan kecil dalam system memilki kemampuan untuk menyebabkan masalah yang lebih besar, sehingga menyebabkan kehilangan waktu dan uang. Biaya ekonomis lainnya adalah kemungkinan kegagalan server. Hal ini dapat menyebabkan penundaan atau bahkan penghapusan sejumlah data.

2. Karakteristik Sistem Pemrosesan Transaksi

Menurut Turban, McLean, dan Wetherbe pada 1999, karakteristik dari TPS adalah sebagai berikut :

• Jumlah data yang diproses sangat besar

• Sumber data umumnya internal dan keluaran terutama dimaksudkan untuk pihak internal (meskipun bisa juga diperuntukkan bagi mitra kerja)

• Pemrosesan informasi dilakukan secara teratur: harian, mingguan, dan sebagainya

• Kapasitas penyimpan (basis data) besar

• Kecepatan pemrosesan yang diperlukan tinggi karena volume yang besar

• Umumnya memantau dan mengumpulkan data masa lalu

• Masukan dan keluaran terstruktur. Mengingat data yang diproses cukup stabil, data diformat dalam suatu standar

• Level kerincian yang tinggi mudah terlihat terutama pada masukan tetapi seringkali juga pada keluaran

• Komputasi tidak rumit (menggunakan matematika sederhana atau operasi statistik)

• Memerlukan kehandalan yang tinggi

• Pemrosesan terhadap permintaan merupakan suatu keharusan. Pemakai dapat melakukan permintaan terhadap basis data

3. Elemen pemrosesan transaksi

Seperti layaknya suatu sistem, pemrosesan terdiri dariInput, Proses, Penyimpanan, Output.

A. Input

     

Input dalam suatu proses transaksi adalah dokumen sumber yang dapat berupa formulir atau bukti transaksi lainnya. Sebelum suatu transaksi diproses terlebih dahulu kita harus melakukan pengumpulan data transaksi. Pengumpulan data-data transaksi ini tidak dapat dipisahkan dari desain suatu formulir, sebab suatu formulir merupakan gambaran atau rekaman dari suatu transaksi.

Tujuan dari formulir :

1.      Formulir dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan.

2.      Formulir digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan.

Kegiatan yang berhubungan dengan penggunaan formulir biasa disebut sebagai Record Management.

Pertimbangan dalam merancang formulir :

1.      Menentukan kebutuhan formulir.

2.      Merencanakan formulir yang akan dibuat.

3.      Menentukan kuantitas kebutuhan formulir.

4.      Mengawasi penggunaan formulir.

5.      Menentukan jangka waktu penyimpanan dan pemusnahan.

6.      Menentukan alat untuk meyortir dan menyimpan formulir.

B. Proses

Dalam sistem manual, proses disini terdiri dari kegiatan pemasukkan data transaksi kedalam jurnal. Dalam sistem komputer, prosesnya dilakukan dengan memasukkan data kedalam file transaksi.

Jenis jurnal :

Jika perusahaan masih dalam skala kecil, maka dapat digunakan jurnal umum, tapi jika perusahaan mulai membesar dan aktivitas perusahaan bertambah, tidak dapat lagi digunakan jurnal umum, harus digunakan jurnal khusus. Misalnya, Jurnal pembelian, jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, jurnal pengeluaran kas. 

Langkah Perancangan Jurnal

1.      Identifikasi karakteristik transaksi.

2.      Buat jurnal standar.

3.      Merancang jurnal (kolomnya) berdasarkan jurnal standar. 

C. Penyimpanan

Media penyimpanan dari transaksi secara manual adalah Buku Besar. Buku besar ini menyediakan ikhtisar transaksi-transaksi keuangan perusahaan. Proses pemasukkan data dari jurnal kedalam buku besar disebut “POSTING”

Untuk sistem komputer, posting ini dilakukan dengan mengup-date file master menggunakan file transaksi. 

Macam-Macam File penyimpanan :

1.      Master File

Merupakan kumpulan catatan(record) yang bersifat tetap dan berisi data yang selalu disesuiakan dengan keadaan. Dalam operasi manual master file setara dengan Buku Besar dan Buku Besar Pembantu.

2.      File Transaksi

Kumpulan catatan transaksi yang terjadi yang digunakan untuk up-date master file. Dalam operasi manual file transaksi ini sama dengan Jurnal.

3.      File Indeks

            Merupakan master file yang berisi data yang digunakan dalam proses menyesuaikan suatu master file. C/ : file pelanggan (berisi No.Pelanggan, alamat, maksimum kredit, dll), digunakan sebagai petunjuk untuk menyesuaikan file piutang (master file).

4.      File Tabel

Suatu master file yang berisi data yang digunakan sebagai referens dalam memproses suatu file. Biasanya berisi data yang bersifat tetap yang digunakan dalam perhitungan-perhitungan, seperti file gaji karyawan yang digunakan untuk menyusun daftar gaji, file tarif pajak penghasilan yang digunakan untuk menghitung potongan pajak penghasilan karyawan.

D. Keluaran

Terdapat berbagai macam jenis keluaran yang dihasilkan dari proses transaksi, antara lain : Laporan keuangan, Laporan Operasional, Dokumen Pengiriman, faktur, dsb.

5. Penerapan Transaction Processing System (TPS)

Salah satu bentuk penerapan Transaction Processing System (TPS) yaitu dilakukan pada sistem Bank Mandiri yaitu bernama Mandiri Eletronic Foreign Exchange (Mandiri E- FX). Mandiri E-FX ini adalah fasilitas bagi para nasabah dan juga cabang Bank Mandiri untuk melakukan transaksi valuta asing berbasis platform electronic banking.

Karena fasilitas Mandiri E-FX ini berbasis web, maka para nasabah Bank Mandiri dapat mengetahui harga valuta asing terkini yang terus  berubah mengikuti perkembangan harga pasar valas tersebut melalui website Mandiri E- FX, sehingga kurs yang ditampilkan adalah kurs Real Time. Kurs valuta asing yang disediakan dalam website tersebut berdasarkan data yang terdapat dalam Data Reuters. Berikut adalah alur dari sistem E-FX :

          

 

Dari gambar tersebut, dapat dilihat bahwa Pricing & News Engine dari Reuters menyediakan kurs valuta asing ke website yang dapat diakses oleh nasabah ataupun cabang. Kurs valas yang disediakan dan ditampilkan dalam website adalah kurs valas dari sisi Bank, yang berarti berkebalikan dari sisi nasabah, dimana kurs beli berarti Bank membeli dan kurs jual berarti Bank menjual. Setelah nasabah menerima informasi mengenai kurs valas, ia dapat melakukan transaksi pembelian/penjualan valas melalui website tersebut. Data transaksi yang dilakukan oleh nasabah baik itu transaksi pembelian/penjualan akan ditersukan ke sistem treasuri (OPICS) yang terhubung dengan Core Banking System Bank Mandiri yaitu eMAS (Enterprise Mandiri Advance System) untuk melihat apakah dana nasabah tersedia untuk melakukan transaksi tersebut. Transaksi kemudian akan dilanjutkan dan dilakukan settlement apabila dana nasabah tercukupi dan apabila tidak, maka transaksi tersebut akan dibatalkan.

                       

Sebelum terdapat fasilitas E-FX ini, nasabah harus menjalani alur yang cukup rumit jika ingin melakukan transaksi pembelian/penjualan valuta asing. Nasabah harus menelepon dealing room untuk melakukan deal atas transaksi valas, dan kemudian nasabah harus datang ke cabang untuk menyelesaikan transaksi tersebut. Dan pada akhirnya, cabang akan melakukan konfirmasi ke dealing room kemudian melakukan posting atas transaksi nasabah tersebut di BDS (Branch Delivery System).  

Namun, setelah terdapat fasilitas E-FX ini, nasabah tinggal duduk di depan layar komputer dan dapat melakukan transaksi pembelian/penjualan valuta asing secara webbase sehingga lebih mudah dan sederhana.  

                               

Selain itu Bank Mandiri juga mempunyai fasilitas layanan lainnya yaitu:

              1. Layanan Autodebet

 Layanan autodebet ini membantu dalam melakukan pembayaran berbagai tagihan rutin bulanan, seperti air, listrik, telepon, handphone, kartu kredit atau tagihan lainnya secara otomatis setiap bulannya sehingga terhindar dari tunggakan tagihan.  

 2.  Layanan Automatic Fund Transfer (AFT)

 Layanan AFT membantu dalam melakukan transfer dana rutin secara otomatis kepada keluarga atau mitra bisnis sehingga tidak perlu khawatir jika pembayaran kewajiban terlupakan. Fitur transaksi yang disediakan oleh Bank Mandiri :   

  

3. Mandiri Internet

4. Mandiri Internet Bisnis  

5. Mandiri SMS 

Layanan SMS Banking Mandiri memiliki banyak manfaat serta memberikan banyak kemudahan kepada para penggunanya. Layanan ini mempermudah melakukan transaksi tranfer, cek saldo, beli pulsa, bayar tagihan listrik, bayar tagihan telepon, bayar tagihan kartu kredit, dan lainnya.

        

6.  Mandiri Clikpay

Membantu nasabah yang telah terdaftar pada layanan mandiri internet untuk melakukan transaksi pembayaran/pembelian online di situs merchant yang telah bekerja sama dengan Bank Mandiri.